Rekommendationer om hur man skriver en rapport

• Presentation om exjobbsrapporter och hur man bör lägga upp dem
• Bedömningskriterier för ämnesgranskare, när de läser exjobbsrapporter

Allmänna rekommendationer

• Den skriftliga rapporten är mycket viktig och kan, om den är välskriven, bli en väldigt bra merithandling när du söker jobb.
• Det primära syftet med det praktiska arbetet under exjobbet är att generera intressanta saker att skriva om. Det är rapporten som är din slutprodukt, inte det du implementerade/utvecklade.
• Börja skriva tidigt och gör det fortlöpande under arbetets gång. Att skriva en teknisk rapport är en konst. Det fordrar mycket möda för att den skall bli bra, och tar ofta längre tid än man tror. Denna del av examensarbetet är den absolut vanligaste orsaken till försening. En inte försumbar del av examensarbetet kommer att bestå av rapportskrivande, vare sig man har planerat för det eller inte. Det är därför att rekommendera att man från början (i projektplanen) avsätter en väl tilltagen del av tiden till detta arbete, minst 20& av tiden.
• Det kan vara en bra idé att föra någon form av dagbok under exjobbet, men rapporten skall inte vara i "dagbokstil".
• Rapporten skall vara skriven på svenska eller engelska. Om ej uppdragsgivaren kräver annat rekommenderas att rapporten skrivs på engelska, då detta bidrar till ökad spridning av resultaten.
• Studenten rekommenderas att söka hjälp med språkgranskning där så behövs. Att språkbruket i rapporten är bra är viktigare än valet av språk. Språkligt undermåliga rapporter godkänns inte, även om innehållet i övrigt komplett. Du kan få hjälp med språket via språkverkstaden.
• Studenten skall göra rapporten tillgänglig för samordnaren i maskinläsbar form (PDF).
• Här kan du hitta alla kandidatexjobb som har examinerats vid institutionen för informationsteknologi sedan 2008.

Utformning

• När ämnesgranskaren anser att rapporten är i det närmaste färdig skall studenten vända sig till exjobbssamordnaren för att få ett rapportnummer och instruktioner om hur man gör en titelsida och ett abstract.

Innehåll

Hjälp med att lägga upp struktur och innehåll av rapporten får studenten av handledare och av ämnesgranskaren. I rapporten skall ingå

• nödvändig bakgrundsinformation för en allmänbildad läsare som inte nödvändigtvis är specialist inom området;
• en beskrivning av det problem som angripits: problemformulering och problemstrukturering;
• en beskrivning av de metoder som använts för att lösa problemet;
• tolkning och diskussion av resultat - en analys av hur väl problemet lösts;
• om problemet ej lösts fullständigt, en beskrivning av de troliga orsakerna till detta - även negativa resultat och erfarenheter kan ofta vara värda att rapportera (så slipper andra göra om det);
• innehållsförteckning;
• litteraturförteckning.

Vidare skall

• de egna metoderna granskas kritiskt;
• en jämförelse med andras arbeten rörande liknande problem ingå.

Det finns inga krav på storleken för den skriftliga rapporten men en rapport som är kortare än 20 sidor är antagligen ofullständig. En rapport om 50 sidor eller mer innehåller antagligen alltför mycket programkod och liknande. En normal rapport på kandidatnivå är på ca 30 sidor.

Några generella råd

• Skilj noga på dina egna och andras uppgifter.
• Skilj noga mellan fakta och tolkningar av fakta.
• Påståenden som inte är uppenbara bör styrkas, antingen genom referens (se nedan) eller genom att man för ett resonemang som är så ingående att slutsatserna lätt kan förstås.
• Var sparsam med positiva uttalanden om företaget och ditt eget arbete.
• Beskriv inte bara vad man kommit fram till utan även hur man gjort för att komma fram till det. Det är viktigt att man presenterar metodiken för sig och resultaten för sig.
• Beskriv problemen på vägen, hur de övervanns, kringgicks eller blev övermäktiga.
• Experiment skall vara beskrivna så att de är reproducerbara.

Det är ofta lämpligt att dela upp rapporten i två delar. En del beskriver arbetet och den skall kunna läsas och förstås av en kurskamrat, och den andra delen som kan vara dokumentation för företaget/institutionen och då skrivs för den som skall ta över eller arbeta vidare på det som gjorts.

Råd om litteraturen

• Examensarbetet skall vila på vetenskaplig grund och därför är också kraven på litteraturreferenser höga, om än inte lika höga som på masternivå. Försök att relatera det man gör till litteraturen och vetenskapliga kunskaper eller ståndpunkter.
• För varje litteraturreferens skall det framgå i rapporten vad den innehåller och varför den är relevant. En referens heter en referens för att man i texten refererar till den. Generella referenser kan du samla i bakgrundsbeskrivningen och/eller avsnitt om relaterade arbeten ("related work").
• För fakta som man hämtar från någon källa måste det finnas en referens. Detta gäller även om man inte direkt citererar, utan bara sammanfattar vad någon har skrivit.
• Helst ska man referera till publicerade texter. Om du hittar en text på webben anger du var den är publicerad "i fast form"; du får gärna också ange webbadressen. Ibland är det oundvikligt att referera till material som bara finns på webben. Ange i så fall åtminstone titel, webbadressen, och vilken datum du senast kontrollerade att materialet fanns (gör en kontroll strax innan du lämnar in rapporten). Ange gärna också hur du hittade sidan, t.ex. några nyckelord som i en sökmotor leder till texten som avses (så har man en chans att hitta texten även om den har flyttats).
• För en webbreferens är det särskilt viktigt med källkritik. Tänk på att vem som helst kan påstå vad som helst på en webbsida.

Innan publicering

Rapporten ska utformas enligt följande:

• Efter framsidan ska det finnas en blanksida
• Efter Abstract ska det också finnas en blanksida
• Efter innehållsförteckningen ska det finnas en blanksida, om inte denna är på jämnt antal sidor
• Om man vill att alla kapitel ska börja på en högersida krävs en blanksida i slutet av kapitlen, om dessa inte har jämnt antal sidor
• Sidnumreringen bör vara centrerad för att minska risken att den hamnar fel

Publicering

• Rapporten skall lämnas in för arkivering enligt anvisningar från exjobbssamordnaren.
• Rapporten lagras bara digitalt. Inga tryckta exemplar framställs. Vill du ha tryckta kopior får du göra det på egen bekostnad antingen via repro på IT-institutionen.